The system offers two ways of sending reminders about unpaid contributions to parents. The first one is available by default in a manual version of the contribution module. The second way requires having access to the mass messaging module, thanks to which you will be able to send sms and e-mails to the overdue parents. You will find out more about the mass-message module in the following chapters.
To start sending the contribution payment reminder manually, click on the blue plane in the last column of the table. The gray color of the icon means that the parent's account has not been activated yet and therefore it is not possible to send the reminder. Clicking on the blue icon will open your email client, it can be Outlook, Gmail or Thunderbird, but remember that the email client must be configured. When you open the email client, a predefined and ready to send email will be generated.
Die zweite Möglichkeit, eine Rückstandsmeldung zu versenden, ist die Verwendung des Moduls für Massenmeldungen. Um diese Option zu nutzen, gehen Sie zur Liste der Beiträge und dann zu dem jeweiligen Beitrag. Unterhalb der Tabelle, in der linken unteren Ecke des Bildschirms, finden Sie eine blaue Taste "Mahnung senden". Wenn Sie darauf klicken, wird ein Fenster mit den Empfängern angezeigt.
In the recipient selection window, you have to select the people to whom you will send a reminder. By default, the system selects all persons who have any current arrears. Of course, the final decision to whom the notification will be sent to is up to you.
In the next step you will be moved to the message configurator window. Here you will define the form of sending the notification. You can choose between sms, e-mail or both. Of course, to send these types of messages in the parent's profile you have to complete the phone number and e-mail address. Without this data, it will not be possible to send a mass message.
Sie können auch wählen, an welche Adresse die Antwort gesendet werden soll, wer der Absender der Nachricht ist, den Titel der Nachricht und den abgekürzten Namen, der beim Senden einer SMS als Absender sichtbar sein wird. Der Standardname ist ProTrainUp, aber wenn Sie Ihren eigenen Namen festlegen möchten, kontaktieren Sie uns bitte. Sie können auch die Sendezeit Ihrer Nachricht für bis zu 72 Stunden festlegen.
Der nächste Schritt besteht darin, den Inhalt der Nachricht vorzubereiten. Im Falle einer Gebührenerinnerung wird der Inhalt der Nachricht dynamisch für jeden Empfänger generiert. Der Wert des Rückstandes am Tag der Planung einer Sendung erscheint automatisch. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, dynamische Tags einzufügen, die Sie auf der linken Seite des Formulars finden (roter Text). Wenn Sie diese in den Inhalt einfügen, fügt das System automatisch z.B. den Namen des Empfängers in jede Nachricht ein.